Praktische Schritte zum Empfang elektronischer Rechnungen im Vorfeld der deutschen E-Rechnungspflicht ab Januar 2025

Ab Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland bereit sein, elektronische Rechnungen in einem strukturierten Format zu empfangen, das den XRechnung-Spezifikationen entspricht, wie sie in der europäischen Norm EN 16931 festgelegt sind. Die Richtlinien lassen zwar eine gewisse Flexibilität bei der Übermittlung dieser Rechnungen vom Lieferanten an den Käufer zu. Diese Flexibilität kann aber zu mehr Komplexität und Kosten führen, wenn Unternehmen nicht vorausschauend die richtige Strategie verfolgen.

Angesichts des weltweiten Trends zur elektronischen Rechnungsstellung ist es für Unternehmen wichtig, über die unmittelbaren Anforderungen des deutschen Marktes hinaus zu denken. Elektronische Rechnungsstellung entwickelt sich zu einem Standardinstrument der Umsatzsteuerverwaltungen zur Sicherung der Einnahmen, bietet Unternehmen aber auch die Möglichkeit, ihre Finanzprozesse zu rationalisieren und zukunftssicher zu gestalten. Im Folgenden geben wir praktische Ratschläge, die Einkäufern helfen sollen, sich auf die bevorstehende Pflicht für elektronische Rechnungen im B2B-Bereich in Deutschland vorzubereiten.

Strukturierte elektronische Rechnungen sind nicht völlig neu. Viele Unternehmen – besonders jene, die an Business-to-Government-Transaktionen (B2G) beteiligt sind – sind bereits mit ihnen vertraut. Die für die öffentliche Hand verbindliche Norm EN-16931 gestattet zwei XML-Syntaxen: UBL und CII. In Deutschland ist das Format ZUGferd – ein Hybrid aus PDF und strukturierter CII-Rechnung – ebenfalls weit verbreitet.

Neu an dieser Pflicht ist, dass Unternehmen jetzt in der Lage sein müssen, sowohl elektronische Rechnungen als auch herkömmliche PDF-Rechnungen gleichzeitig zu verarbeiten. Das markiert den Beginn einer Übergangsphase zu einer Zeit vollständig digitaler Rechnungsstellung.

Da die Frist bald abläuft, ist es nun höchste Zeit, Ihre Strategie für elektronische Rechnungsstellung in die Hand zu nehmen, um die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten und Ihr Unternehmen auf die Zukunft vorzubereiten.

Rechnungsempfang organisieren

1. Ihre derzeitigen Austauschmethoden überprüfen

Da der Januar 2025 näher rückt, müssen Sie unbedingt Ihre elektronischen Rechnungsstellungsprozesse für B2B-Transaktionen organisieren. Viele Unternehmen haben bereits in Automatisierungstools wie EDI und Lieferantenportale investiert. Die meisten Unternehmen sehen E-Mail jedoch oft als den einfachsten Weg an.

E-Mail mag bequem erscheinen, birgt aber auch Probleme, die den Prozess der Rechnungsstellung verkomplizieren können.

• Rechnungen im PDF-Format gemischt mit elektronischen Rechnungen: Unternehmen müssen zwischen Rechnungen im PDF-Format, die keine strukturierten Daten enthalten, und den neuen elektronischen Rechnungen mit digitalem Format unterscheiden.

• Validierung des Absenders: Die Überprüfung des Absenders und der Integrität der Rechnung ist sehr wichtig, um sicherzustellen, dass die Rechnung authentisch ist und nicht manipuliert wurde.

• Validierung von Rechnungen: Käufer sind dafür verantwortlich, dass die Rechnung den Anforderungen von XRechnung entspricht, einschließlich des korrekten Profils, das in ZUGferd-Rechnungen verwendet wird.

• Adressierung: Käufer müssen mindestens eine separate E-Mail-Adresse für jede juristische Person angeben. Komplexere Unternehmen geben manchmal mehrere Adressen an, um verschiedene Rechnungstypen oder Back-Office-Schnittstellen zu trennen. Es sind zusätzliche Kontrollen erforderlich, um sicherzustellen, dass Lieferanten nicht an das falsche Postfach senden.

Diese Herausforderungen machen E-Mail zu einem komplexen, nicht gemanagten und potenziell riskanten Kanal für den Empfang strukturierter elektronischer Rechnungen.

Um diese Risiken zu minimieren, müssen Unternehmen spezielle Verfahren für den Umgang mit auftretenden Problemen festlegen und umsetzen – das kann kostspielig und zeitraubend sein.

2. Peppol-Netzwerk für den Empfang elektronischer Rechnungen aktivieren

Das Peppol-Netzwerk bietet ein besser strukturiertes und konformes Konzept für elektronische Rechnungsstellung. Als digitales Handelsnetzwerk, das auf dem European Invoice Framework beruht, bietet Peppol eingebaute Funktionen für Nichtbestreitbarkeit und Datenintegrität und löst damit viele der Herausforderungen, die mit der Verwendung von E-Mail für den elektronischen Rechnungsempfang verbunden sind.

Wenn Sie Peppol einsetzen, werden Ihre Rechnungen validiert, bevor sie zugestellt werden. So ist sichergestellt, dass etwaige Probleme vom Lieferanten erkannt und behoben werden, bevor die Rechnung bei Ihnen eingeht. Das verringert den Verwaltungsaufwand für Ihr Team und gewährleistet, dass nur vorschriftsmäßige Rechnungen akzeptiert werden.

Darüber hinaus hilft das Adressbuch von Peppol (deutsche Unternehmen verwenden in der Regel die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer) sicherzustellen, dass Rechnungen an den richtigen Empfänger zugestellt werden, was den Prozess weiter vereinfacht.

Die Implementierung von Peppol ist nicht nur eine kluge Entscheidung für die Einhaltung der Vorschriften, sondern auch eine einfache Sache. Die meisten Unternehmen können Peppol in wenigen Tagen nutzen, was es zu einer effizienten Lösung für die Einhaltung der Frist im Januar 2025 macht. Mit Peppol können Sie sicher sein, dass Ihre Prozesse für elektronische Rechnungsstellung sicher und konform sind und weltweit genutzt werden können.

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Was tun mit der elektronischen Rechnung, wenn sie ordnungsgemäß eingegangen ist?

Sobald eine elektronische Rechnung erfolgreich empfangen wurde, ist der nächste Schritt die Entscheidung, wie sie in Ihrem Unternehmen behandelt werden soll. Bis Januar 2025 wird es in erster Linie darum gehen, dass Sie elektronische Rechnungen empfangen können. Um jedoch die Vorteile der digitalen Rechnungsstellung – wie etwa mehr Effizienz und geringere Kosten – voll ausschöpfen zu können, müssen Ihre Back-Office-Systeme bereit sein, diese Rechnungen effektiv zu verarbeiten.

Die erste Anforderung ist, den digitalen Inhalt der elektronischen Rechnung durch ordnungsgemäße Archivierung zu erhalten.

Wenn Ihre Kreditorenbuchhaltung bereits in einer papierlosen Umgebung arbeitet und Tools verwendet, die Daten aus PDF-Rechnungen extrahieren und Genehmigungsworkflows anwenden, haben Sie mehrere Möglichkeiten:

• Sie können elektronische Rechnungen entweder mit den bisherigen Methoden weiterverarbeiten, die elektronischen Rechnungen parallel einspeisen, was eine Konvertierung in das PDF-Format beinhalten kann, oder sie sogar manuell bearbeiten.

• Sie können aber auch Ihre bestehenden Systeme aufrüsten, um elektronische Rechnungsstellung vollständig zu übernehmen, indem Sie die gleichen Regeln und Validierungen anwenden, die für die Standards EN 16931 und XRechnung verwendet werden.

Die Frage ist nicht, ob, sondern wann Sie Ihr Back-Office vollständig auf digitale Verarbeitung vorbereiten werden. Das kann nach einem anderen Zeitplan geschehen, der auch weitere internationale Anforderungen berücksichtigt. Wir empfehlen Ihnen jedoch dringend, mit der Planung jetzt zu beginnen, lange vor dem Stichtag im Januar 2025, damit Sie nicht in letzter Minute kostspielige Entscheidungen treffen müssen.

Entwerfen und implementieren Sie Ihren eigenen Weg für Konformität mit deutscher elektronischer Rechnungsstellung

Damit Ihr Unternehmen auf die deutsche Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung im B2B-Bereich vorbereitet ist, empfehlen wir einen zweigleisigen Ansatz: Erstens sollten Sie Ihre Prozesse für den Empfang elektronischer Rechnungen organisieren und zweitens Ihre Back-Office-Systeme so anpassen, dass Sie diese Rechnungen effizient verarbeiten können.

Welchen Weg Sie genau einschlagen, hängt von Ihrer aktuellen Konfiguration und Ihren individuellen Bedürfnissen ab. Mit einer sorgfältigen Planung können Sie jedoch die Einhaltung der Vorschriften sicherstellen und Ihr Unternehmen in die Lage versetzen, von einem vollständig digitalen Rechnungsstellungsprozess zu profitieren.

Die E-Invoicing-Experten von Axway und unser Partnernetzwerk unterstützen Sie bei der Entwicklung und Implementierung einer Lösung, die auf Ihre konkreten Anforderungen zugeschnitten ist. Angesichts der Erwartung, dass bis 2030 alle EU-Länder einen Standard für elektronische Rechnungsstellung im B2B-Bereich anwenden werden, ist es wichtiger denn je, eine Strategie zu entwickeln, die auf wiederverwendbaren Standards und bewährten Verfahren beruht.

Axway eInvoicing versetzt Unternehmen in die Lage, die deutschen Vorschriften voll zu erfüllen und einer sich ständig erweiternden Liste von Anforderungen an B2B- und B2G-Rechnungsstellung weltweit gerecht zu werden. Unsere Cloud-basierte Lösung ist vollständig mit den bestehenden E-Invoicing-Vorschriften integriert und bietet kontinuierliche Konformität sowie die nötige Flexibilität, um die vielfältigen und sich entwickelnden nationalen und gesetzlichen Anforderungen jetzt und in Zukunft zu erfüllen.

Da bis zum Ablauf der Frist im Januar 2025 nur noch wenige Monate verbleiben, ist keine Zeit mehr zu verlieren. Setzen Sie sich mit uns in Verbindung und übernehmen Sie noch heute die Kontrolle über Ihren Prozess für elektronische Rechnungsstellung, um nicht nur die Einhaltung lokaler und globaler Vorschriften zu gewährleisten, sondern auch die Effizienz zu maximieren und Ihre Kosten mit einer 100 % digitalen Lösung zu senken.

Wenden Sie sich noch heute an uns, damit wir Ihnen helfen können, Ihre nächsten Schritte zur Einhaltung der Vorschriften für elektronische Rechnungsstellung zu planen.

Wichtigste Punkte

• Auf Januar 2025 vorbereiten: Unternehmen in Deutschland müssen bis Januar 2025 die Vorgabe für elektronische Rechnungsstellung mit XRechnung im B2B-Bereich erfüllen, welche die Bereitschaft voraussetzt, sowohl elektronische Rechnungen als auch herkömmliche PDF-Rechnungen zu verarbeiten.

• Strategie für den Empfang elektronischer Rechnungen ausarbeiten: Priorisieren Sie die Organisation zum Empfang elektronischer Rechnungen unter Berücksichtigung der Herausforderungen bei der Verwendung von E-Mail und der Vorteile strukturierter Netzwerke wie Peppol.

• Back-Office-Systeme aufrüsten: Damit Sie die Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung voll ausschöpfen können, müssen Sie sicherstellen, dass Ihre Back-Office-Systeme für digitale Verarbeitung vorbereitet sind, einschließlich ordnungsgemäßer Archivierung und Integration.

• Jetzt aktiv werden: Starten Sie sofort mit der Planung Ihrer Strategie für elektronische Rechnungsstellung, um kostspielige Entscheidungen in letzter Minute zu vermeiden und die langfristige Einhaltung der Vorschriften und Effizienz zu gewährleisten.